Case

Advies en implementatie
in documentlogistieke faciliteiten

Na een inventarisatie en analyse van de faciliteiten in opdracht van de directie van AMEV, werd Ludoc b.v. uitgenodigd om de gerapporteerde knelpunten in de postfaciliteit op te lossen.

Ludoc b.v. kreeg de gelegenheid om het lijnmanagement van de afdeling over te nemen en te werken aan een complete procesreorganisatie.
Het was niet zozeer de faciliteit, met 63 FTE die inefficiënt werkte. Knelpunten deden zich hoofdzakelijk voor in het werkaanbod.
Door onvolledig uitgevoerde automatisering, waren enorme hoeveelheden handwerk ontstaan. Er was een algemeen geaccepteerd “beleid” waarbij onvolkomenheden handmatig door postservices werden weggewerkt.

Op initiatief van Ludoc b.v. is een project ontstaan waarin vele disciplines uitgenodigd werden om het werkpakket te optimaliseren.
Een ander aspect was dat diverse afdelingen min of meer hun eigen faciliteit hadden ingericht, variërend van fijnsortering tot aan scanning.
Oorzaak was de kwaliteits-beleving.

Door Service Levels overeen te komen en ervoor te zorgen dat deze strikt werden aangehouden, heeft Postservices nu een volwaardige plaats in de documentlogistieke keten, waarbij de core business de faciliteiten heeft overgedragen aan FM.

Het derde aandachtsgebied was het rationaliseren van de dienstverlening, en evenwicht brengen tussen het niveau van de dienstverlening en de kosten ( speerpunten: arbeid en porti).

Een door Ludoc b.v. ontwikkeld managementtool heeft ervoor gezorgd dat de inmiddels geïnstalleerde leiding van de afdeling blijft sturen op bovenstaande elementen.
De omvang van de gereorganiseerde faciliteit bedraagt 43 FTE, waarmee alle Fortis locaties in Utrecht bediend worden.